Geautomatiseerde onboarding

Uitdaging

Hoe kunnen we een structuur creëren die de hoeveelheid tijd die we besteden aan de administratieve processen van de onboarding van onze deelnemers vermindert?

Onze rol en doelstellingen

• Samen met de klant hebben we eerst het huidige proces in kaart gebracht. Waar zitten de repetitieve taken en welke zaken kosten de meeste tijd. Dit resulteerde tot verbazing van de klant in weinig handmatige handelingen.
• Op basis van dit lean proces zijn we aan de slag gegaan. Hierbij hebben we zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de bestaande applicaties en systemen van de klant. Dit voorkomt onnodige implementatiekosten en de noodzaak om nieuwe systemen aan te leren.
• Op basis van de tests hebben we nog wat laatste aanpassingen gedaan. Zo hebben we voor de eerste 3 weken reminders toegevoegd als de deelnemers niet de hele onboarding hadden afgerond.
• Na de laatste check van HR werden de deelnemers op een persoonlijke manier welkom geheten in het programma.
• Tijd besteed aan ontwikkeling: 64 uur
• Tijdsbesparing per week: 4 uur
• Jaarlijkse besparing na 16 weken (break-even): 208 uur

Het Resultaat

Een gestructureerde onboardingsflow die HR meerdere uren per week bespaart.